Reisekoordinator

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Überblick

Wenn Sie ein Reisekoordinator sind und regelmäßig Termine für andere Reisende buchen, haben Sie die Möglichkeit, in unserem Online-System ein Reisekoordinator-Profil zu erstellen. Dadurch können Sie alle Ihre Kunden unter Ihrem Profil verwalten und nachverfolgen, ohne für jeden einzelnen Antragsteller ein eigenes Profil erstellen zu müssen. Das Profil dient als zentraler Ort für die Vereinbarung, die Änderung, die Stornierung oder die Bestätigung mehrere Kundentermine. Dies beseitigt die Notwendigkeit mehrerer Profilnamen, Passwörter sowie einer externen Nachverfolgung der Termine Ihrer Kunden. Diese Funktion ersetzt jedoch weder die Gruppentermin-Funktion, noch andere Programme unter "lokale Visaprogramme".

Wenn Sie einen gemeinsamen Termin für mehrere zusammen reisende Antragsteller vereinbaren möchten, klicken Sie hier.

Beachten Sie folgende Aspekte:

  • Wenn ein Antragsteller auf einen früheren Termin oder einen Notfalltermin ansucht, kann dies nicht über das Reisekoordinator-Profil getan werden. Der Antragsteller muss in diesem Fall über das normale Verfahren einen Interviewtermin als Einzelperson vereinbaren.
  • Wenn Sie innerhalb einer Sitzung die Termine mehrerer Antragsteller zusammen vereinbaren, bekommt diese Gruppe den gleichen Interviewtermin. Wenn Antragsteller nicht zusammen reisen, müssen Sie die Interviewtermine für diese Personen in verschiedenen Sitzungen vereinbaren, damit einzelne Interviews für diese Personen geplant werden können.
  • Gruppenanträge sind nicht für Reisekoordinatoren verfügbar. Solche Anträge sind über normale Profile zu stellen. Siehe Gruppentermin für nähere Informationen.

Anweisungen für den Zugriff auf ein Reisekoordinator-Profil und die Vereinbarung mehrerer Termine

Schritt 1

Melden Sie sich an und erstellen Sie ein Profil in unserem Online-System. Wenn Sie bereits über ein Profil verfügen, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Schritt 2

Senden Sie eine E-Mail an travel-coordinator@ustraveldocs.com mit Ihrer UID-Nummer in der Betreffzeile. Dadurch bekommen Sie Zugriff auf die Terminplanungsfunktion als Reisekoordinator. Ihre UID-Nummer wird rechts auf dem Bildschirm neben Ihrem Benutzernamen angezeigt. Sie müssen keinen Text in den Körper der E-Mail schreiben.

UID Location

Schritt 3

Warten Sie 5 Minuten, bis Ihre E-Mail bearbeitet wurde, und klicken Sie dann auf den Link "Home" in der linken unteren Ecke. Sie werden sehen, dass sich Ihr Dashboard und die einzelnen Menüelemente geändert haben. Im Menü auf der linken Seite finden Sie nun die Optionen "Termine suchen" und "Termin-Verlauf".

UID Location

Schritt 4

Wenn Sie bereit sind, einen Termin zu vereinbaren, klicken Sie auf "Termin vereinbaren". Sie müssen nun die entsprechenden Informationen angeben, bezüglich Visumkategorie und persönlicher Daten der Antragsteller. Das System fordert Sie daraufhin zur Auswahl eines spezifischen Datums für das Interview Ihrer Kunden auf, und Sie erhalten Details bezüglich der Bestätigung dieses Termins.

Schritt 5

Sie können Ihrem Profil daraufhin weitere Kunden hinzufügen und zusätzliche Termine vereinbaren. Wenn Sie Ihre bereits vereinbarten Termine anzeigen möchten, können Sie auf "Termine suchen" klicken oder den "Termin-Verlauf" anzeigen.

Im Termin-Verlauf werden alle Termine zusammen angezeigt. Klicken Sie auf das grüne Pluszeichen, um einen schnellen Überblick über die Informationen Ihrer Kunden zu erhalten, z.B. Termine, Visa-Typen, E-Mail-Adresse der Antragsteller und UID-Nummer. Sie können Ihre Kundenliste auch nach Termin, Visumkategorie oder Status ordnen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Option "Termin-Verlauf" gewisse Einschränkungen bezüglich der maximal im System gespeicherten und angezeigten Termine hat. Deshalb sollten die hier enthaltenen Informationen nicht als Bezugspunkt zu Ihren eigenen Datenbankprotokollen herangezogen werden.

UID Location

Termine suchen erlaubt es Ihnen, für Ihren Kunden eine Aktion durchzuführen. Wie dem unten abgebildeten Bildschirmfoto zu entnehmen ist, können Sie hier Bestätigungsschreiben abrufen, Termine neu vereinbaren, Zustelladressen für Dokumente aktualisieren oder ein Interview eines Kunden annullieren.

UID Location

Weitere Informationen

HINWEIS Wenn Sie Ihr persönliches Profil in ein Reisekoordinator-Profil umwandeln, können Sie für sich selbst keinen Termin mehr vereinbaren. Um für sich selbst auch einen Termin zu vereinbaren, senden Sie eine separate E-Mail an travel-coordinator@ustraveldocs.com mit Ihrer UID-Nummer in der Betreffzeile. Dadurch wird Ihr Reisekoordinator-Profil deaktiviert. Wenn Sie Ihren Termin vereinbaren, müssen Sie alle zuvor vereinbarten Termine auf dem Bildschirm "Angehörige" entfernen. Wenn Sie nach der erfolgreichen Terminvereinbarung Ihre E-Mail erneut senden, wird Ihr Zugriff wieder hergestellt.