منسق السفر

في هذه الصفحة:

نظرة عامة

إذا كنت منسق سفر تقوم بحجز مواعيد لمسافرين آخرين بشكل متكرر، فيمكنك إنشاء ملف تعريف منسق سفر في نظامنا على الإنترنت. وبدلاً من إنشاء ملف تعريف جديد لكل مقدم طلب، تتيح لك هذه الميزة إدارة جميع العملاء تحت ملف التعريف الخاص بك وتتبعهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك من هذا الموقع المركزي جدولة مواعيد متعددة للعملاء أو إعادة جدولتها أو إلغاؤها أو تأكيدها من شاشة واحدة. وينهي ذلك الحاجة إلى إنشاء أسماء ملفات تعريف متعددة وكلمات مرور خاصة بها. هذه الميزة لا يقصد منها أن تحل محل الموعد الجماعي أو البرامج المدرجة تحت "برامج التأشيرة المحلية".

إذا أردت معالجة مجموعة كبيرة من أوامر الدفع الخاصة بمقدمي طلبات متعددين مسافرين سويًا، يرجى النقر على هنا.

ثمة بضعة أمور عليك تذكرها:

  • إذا كان مقدم الطلب يتقدم للحصول على موعد عاجل أو طارئ، عليك عدم جدولة طلبه من خلال ملف تعريف منسق السفر. يجب على مقدم الطلب جدولة المقابلة من خلال العملية المعتادة باعتباره فردًا.
  • إذا كنت تجري جدولة مواعيد لمقدمي طلبات متعددين خلال جلسة واحدة، سيتم تحديد نفس التاريخ للمجموعة لإجراء المقابلة. إذا لم يكن مقدمي الطلبات مسافرين سويًا، يجب جدولتهم في جلسة مختلفة، ومن ثم، يحدد لهم تاريخ مستقل لإجراء المقابلة.
  • الطلبات الجماعية غير متاحة لمنسقي السفر. يجب تقديم الطلبات الجماعية من خلال ملفات التعريف المعتادة. يرجى النظر على التعليمات لمعرفة المزيد من التفاصيل بالنقر على المواعيد الجماعية

تعليمات للوصول إلى ملف تعريف منسق السفر وإدارة مواعيد متعددة

الخطوة 1:

Log-in وقم بإنشاء ملف تعريفي في نظام مقدمي الطلب الخاص بنا على الإنترنت. إذا كان لديك ملف تعريف بالفعل، تجاوز هذه الخطوة إلى الخطوة 2.

الخطوة 2:

قم بإرسال بريد إلكتروني إلى travel-coordinator@ustraveldocs.com يتضمن رقم معرفك الفريد في سطر الموضوع. سيتيح لك هذا الوصول إلى شاشة جدولة المتقدمين كمنسق سفر. يمكنك العثور على رقم معرفك الفريد على الجانب الأيمن من الشاشة بجانب اسم المستخدم. لكنك لا تحتاج لوضع أي نص في هذه الرسالة.

الخطوة 3:

انتظر لمدة خمس دقائق حتى تتم معالجة رسالة البريد الإلكتروني، ثم انقر على رابط الصفحة الرئيسية في أعلى الجانب الأيسر. ستلاحظ تغيير لوحة معلوماتك وعناصر القائمة. وسوف تتضمن قائمة الجانب الأيسر خيارات "البحث عن المواعيد" و"سجل المواعيد".

الخطوة 4:

إذا كنت مستعدًا لجدولة موعد، فانقر على "جدولة موعد". وسيطلب منك إكمال المعلومات الخاصة بما يلي:

  • نوع التأشيرة؛
  • المركز القنصلي؛
  • فئة التأشيرة؛
  • معلومات مقدم الطلب. يمكنك تقييد مقدمي طلبات متعددين سويًا مثل الطلبات المقدمة من قبل عائلة.
  • التسليم؛
  • الدفع- ستقيد رقم إيصال التأشيرة الخاص بك كدليل على الدفع.
  • أولوية الحصول على التأشيرة.

بمجرد اكتمال كافة هذه المعلومات، سيطالبك النظام باختيار موعد محدد لإجراء مقابلة التأشيرة الخاصة بعميلك، وتقديم تفاصيل التأكيد على ذلك.

الخطوة 5:

يمكنك متابعة إضافة عملائك لملف التعريف الخاص بك وجدولة مواعيد إضافية. إذا كنت تحتاج لعرض مواعيدك المجدولة سابقًا، فيمكنك النقر فوق "البحث عن المواعيد" أو عرض "سجل المواعيد".

يتيح لك "سجل المواعيد" عرض جميع مواعيدك. في حالة النقر فوق علامة الإضافة الخضراء، يمكنك مشاهدة لقطة سريعة لمعلومات عميلك مثل تاريخ الموعد وفئة التأشيرة والبريد الإلكتروني لمقدم الطلب والمعرف الفريد. كما يمكنك أيضًا ترتيب قائمة عملائك حسب تاريخ الموعد أو نوع التأشيرة أو الحالة.

ملحوظة: برجاء الأخذ في الاعتبار أن خيار تاريخ المقابلات محدد باقصي عدد من ألسجلات المخزنة بالنظام . لذلك لا يجب إعتبار هذه المعلومات كنقطة مرجعية لسجلات قاعدة البيانات الخاصة بك .

يتيح لك "البحث عن المواعيد" أداء إجراء لعميلك. فكما ترى في اللقطة أدناه، يمكنك التأكيد على المقابلة، أو إلغاؤها، أو إعادة جدولتها. إذا قمت بإلغاء أي موعد لأي من مقدمي الطلبات، سيلغي النظام مقدم الطلب الفردي. إذا قمت بإعادة جدولة المقابلة، فإن عدد مقدمي الطلب الذين قمت بجدولتهم لإجراء مقابلة معهم في ذلك الموعد المحدد ستتم إعادة جدولتهم سويًا.

مزيد من المعلومات

ملاحظة: إذا قمت بتغيير وصولك الفردي إلى ملف تعريف منسق السفر، فيمكنك جدولة موعد لنفسك. لجدولة موعد خاص بك، قم بإرسال بريد إلكتروني آخر إلى travel-coordinator@ustraveldocs.comيتضمن رقم معرفك الفريد في سطر الموضوع. وسيترتب على ذلك تعطيل ملف تعريف منسق السفر الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، عندما تقوم بجدولة موعد، ستحتاج لإزالة جميع المواعيد المجدولة سابقًا في شاشة التابعين. وبعد جدولة موعدك، قم بإرسال بريد إلكتروني مرة أخرى وسوف تتم إعادة دخولك.