Resesamordnare

På denna sida:

Översikt

Om du är en resesamordnare som upprepade gånger bokar möten åt andra resenärer kan du skapa en profil som resesamordnare i vårt onlinesystem. I stället för att skapa en ny profil för varje sökande kan denna funktion hantera och spåra alla dina klienter som inkluderats under din profil. Från denna centrala plats kan du schemalägga, boka om, avboka eller bekräfta flera klientmöten från samma skärm. Det eliminerar behovet av flera separata profilnamn, lösenord och extern spårning av dina klienters möten. Denna funktion är inte avsedd att ersätta vare sig gruppbokning eller andra program som räknas upp under ”Lokala visumprogram”.

Om du vill göra en massbetalning för flera sökande som reser tillsammans klickar du här.

Några saker att tänka på:

  • Om en sökande ansöker om ett påskyndat eller brådskande möte ska det inte schemaläggas genom profilen för resesamordnare. Den sökande måste då schemalägga en intervju genom den vanliga processen som en enskild person.
  • Om du schemalägger flera sökande under en session kommer den gruppen att få samma intervjudatum. Om sökande inte ska resa tillsammans måste de schemaläggas under en annan schemaläggningssession så att de får separata intervjudatum.
  • Gruppbegäran är inte tillgänglig för resesamordnare. Gruppbegäran ska göras från de vanliga profilerna. Se anvisningarna för gruppbokning om du behöver ytterligare information.

Instruktioner för åtkomst till profilen resesamordnare och hantering av flera möten

Steg 1

Logga in och skapa en profil i vårt onlinesystem för sökande. Om du redan har en profil går du vidare till steg 2.

Steg 2

Skicka ett e-postmeddelande till  travel-coordinator@ustraveldocs.com med ditt UID-nummer angivet på ämnesraden. Det kommer att ge dig möjlighet att schemalägga sökande som resesamordnare. Ditt UID-nummer hittar du på höger sida av skärmen bredvid ditt användarnamn. Du behöver inte fylla i någon text i textrutan för detta e-postmeddelande.

Nedan ser du en skärmbild som visar var du hittar ditt UID efter att du loggat in till din profil:

Steg 3

Vänta i 5 minuter medan ditt e-postmeddelande behandlas och klicka därefter på länken Hem uppe till vänster. Du kommer att se att din instrumentpanel och dina menyalternativ har förändrats. Den vänstra menyn kommer att innehålla alternativen Sök efter bokning och Bokningshistorik.

Steg 4

Om du är redo att schemalägga en bokning klickar du på Schemalägg bokning. Du kommer att fylla i informationen om visumtyp, visumkategori, visumklass och sökandens information. Systemet kommer därefter att uppmana dig att välja ett specifikt datum för din klients visumintervju och visa bekräftelseinformation.

Steg 5

Du kan fortsätta att lägga till andra klienter i din profil och schemalägga fler bokningar. Om du behöver visa dina tidigare schemalagda bokningar kan du klicka på Sök bokningar eller visa Bokningshistorik.

Bokningshistorik gör att du kan visa alla dina bokningar. Om du klickar på det gröna plustecknet kan du se en snabb ögonblicksbild av din klients information, som till exempel bokningsdag, visumkategori, den sökandes e-postadress och UID. Du kan även sortera din klientlista efter bokningsdatum, visumtyp eller status.

Obs! Notera att alternativet Bokningshistorik har begränsningar när det gäller det maximala antalet bokningsposter som finns sparade i systemet. Därför ska informationen där inte användas som en referenspunkt för dina egna databasregister.   

Sök efter bokningar låter dig utföra en åtgärd åt din klient. Som framgår av skärmbilden nedan kan du visa bekräftelsebrevet, boka om, uppdatera leveransadressen för dokument eller avbryta din klients intervju.

Mer information

OBS! Om du ändrar din individuella åtkomst till en profil som resesamordnare kan du inte längre schemalägga en bokning åt dig själv. Om du vill schemalägga din egen bokning skickar du ett e-postmeddelande till travel-coordinator@ustraveldocs.com med ditt UID-nummer på ämnesraden. Det kommer då att inaktivera din profil som resesamordnare. När du schemalägger din bokning måste du ta bort alla tidigare schemalagda bokningar på skärmen Anhöriga. Efter att du har schemalagt din bokning skickar du e-postmeddelandet igen och din åtkomst är angiven som resesamordnare igen.