Координатор поездок

На этой странице:


Обзор

Если вы являетесь координатором поездок и неоднократно занимались назначением собеседований для других заявителей, Вы можете создать профиль координатора поездок в нашей интернет-системе. Вместо того, чтобы создавать новый профиль каждого заявителя, эта функция позволит управлять и отслеживать всех ваших клиентов в Вашем профиле. С этой центральной локации Вы сможете записать, перезаписать, отменить или подтвердить несколько собеседований клиента с одного экрана. Это исключает необходимость использования нескольких имён профиля, паролей и внешнего отслеживания назначенных собеседований ваших клиентов. Эта функция не предназначена для замены группового собеседования или других программ, указанных как "Локальные визовые программы".

На что необходимо обратить внимание:

  • Если аппликант подает заявку на ускоренное или срочное собеседование, его не назначают через профиль Координатора Поездок. Аппликант должен назначить собеседование через обычную процедуру  подачи заявки на собеседование, индивидуально.
  •  Если Вы назначаете собеседование  для нескольких аппликантов во время одной сессии, у группы будет одна и таже дата назначеного собеседования. Если аппликанты не путешествуют вместе,  они должны быть записаны на собеседования во время разных сессиий записи на интервью  для того, что бы у них были разные дать записи на собеседование.
  • Опция Групповой Заявки на собеседование не доступна для Координатора Поездок. Групповые  Заявки на собеседование можно сделать только в обычном профиле  пользователя.  Для ознакомления с  более подробной информацией, пожалуйста просмотрите инструкции по назначению Групповых Собеседований.

Инструкция для доступа к профилю Координатора поездок и управление несколькими назначениями.

Шаг 1
Войдите в систему и создайте профиль, в нашей интернет-системе для заявителей. Если у вас уже есть профиль, перейдите к шагу 2.

Шаг 2
Отправьте письмо на электронный адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com указав Ваш UID номер в теме письма. Это даст вам доступ к записи на собеседования заявителей в качестве Координатора поездок. Ваш UID номер можно найти на правой стороне экрана рядом с вашим именем пользователя. Вам не нужно ничего писать в самом письме.

Ниже показано фото, в котором демонстрируется, место нахождения номера UID после входа в свой профиль:
UID Location

 

Шаг 3
Подождите 5 минут, пока ваше письмо пройдёт обработку и нажмите на ссылку Домашняя страница в верхнем левом углу. Вы увидите, что ваша панель инструментов и меню изменились. Меню с левой стороны будет включать в себя функции поиска записей на собеседования и перечня записей на собеседования.
UID Location

 

Шаг 4
Если Вы готовы назначить собеседование, нажмите на ссылку Запись на собеседование. Вы заполните всю необходимую информацию: тип визы, посольство, визовая категория, визовый класс и личная информация заявителя. Система предложит вам выбрать конкретную дату собеседования для вашего клиента и предоставит Вам подтверждающую информацию о назначенном собеседовании.

Шаг 5
Вы сможете продолжать добавлять других клиентов в профиль и делать больше записей на собеседования. Если вам нужно пересмотреть ранее назначенные собеседования, вы можете нажать на ссылку Поиск записей на собеседования или просмотреть Перечень записей на собеседования.

Функция перечень записей на собеседования позволяет просматривать все ваши назначения на собеседования. Если вы нажмете на кнопку с изображением зеленый плюс, Вы сможете увидеть информацию ваших клиентов, относительно: даты собеседования, визовой категории, адрес электронной почты и номер UID заявителя. Вы также можете упорядочить свой список клиентов по дате собеседования, типу визы или статусу собеседования.

Примечание: Обратите внимание на то, что в разделе История записей на собеседование есть ограничение относительно хранения учёта максимального количества записей на собеседования в системе. Поэтому, информация в данном разделе не должна использоваться Вами в качестве основной ссылки для ведения учётных записей Ваших баз данных.

UID Location

 

Функция Поиск в записях на собеседование позволяет Вам выполнить определенные действия для ваших клиентов. На приведенном ниже изображении, в меню Опции вы можете увидеть функции загрузки письма подтверждения записи на собеседование (функция Confirmation в английской версии интерфейса), отменить запись на собеседование (функция Cancel в английской версии интерфейса), записаться на другую дату и/или время (функция Reschedule в английской версии интерфейса), а также изменить адрес доставки документов для данного заявителя (функция Update Document Delivery в английской версии интерфейса).
UID Location

 

Дополнительная информация

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы измените ваш персональный доступ к профилю Координатор поездок, Вы не сможете назначить собеседование для себя. Для того чтобы назначить собеседование для себя, пришлите другое письмо на электронный адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com с номером Вашего UID в теме письма. Это приведет к отключению вашего профиля от функции Координатор поездок. Когда вы будете делать запись на собеседование вам необходимо удалить все ранее назначеные собеседования на экране с указанием Члены семьи. После того как вы записались на собеседование, вышлите снова электронное письмо и ваш доступ будет восстановлен.