Координатор поездок

На данной странице:

Обзор

Если вы профессионально занимаетесь организацией деловых и туристических поездок и в ходе вашей работы неоднократно записывали на собеседования других заявителей, Вы можете создать профиль координатора туристических/деловых поездок в нашей он-лайн системе. Вместо того, чтобы создавать новый профиль каждого заявителя, эта функция позволит управлять и отслеживать всех ваших клиентов в вашем профиле. Вы сможете централизованно записывать, перезаписать, отменять или подтверждать собеседования нескольких клиентов с одного экрана. Это исключает необходимость использования нескольких имён пользователя, паролей и внешнего отслеживания назначенных собеседований ваших клиентов. Эта функция не предназначена для замены группового собеседования или других программ, указанных в разделе "Местные визовые программы".

На что необходимо обратить внимание:

  • Если аппликант подает заявку на ускоренное или срочное собеседование, его не назначают через профиль Координатора Поездок. Аппликант должен назначить собеседование через обычную процедуру  подачи заявки на собеседование, индивидуально.
  •  Если Вы назначаете собеседование  для нескольких аппликантов во время одной сессии, у группы будет одна и таже дата назначеного собеседования. Если аппликанты не путешествуют вместе,  они должны быть записаны на собеседования во время разных сессиий записи на интервью  для того, что бы у них были разные дать записи на собеседование.
  • Опция Групповой Заявки на собеседование не доступна для Координатора Поездок. Групповые  Заявки на собеседование можно сделать только в обычном профиле  пользователя.  Для ознакомления с  более подробной информацией, пожалуйста просмотрите инструкции по назначению Групповых Собеседований.

Инструкции для доступа к профилю координатора туристических/деловых поездок и управления множественными записями на собеседование

Шаг 1
Войдите в систему и создайте профиль, в нашей он-лайн системе. Если у вас уже есть профиль, перейдите к шагу 2.

Шаг 2
Отправьте электронное письмо на адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com указав Ваш номер UID в теме письма. Это действие преобразует вашу профиль в профиль координатора туристических/деловых поездок. Ваш номер UID указан на правой стороне экрана рядом с вашим именем пользователя. Убедитесь в том, что тело письмо останется пустым и удалите любые символы, включая подпись вашей электронной почты.

На данном изображении указано где вы сможете увидеть ваш номер UID, после того как вы войдете в свой профиль

Шаг 3
Подождите 5 минут, пока ваше письмо пройдёт обработку и нажмите на ссылку Домашняя страница в верхнем левом углу. Вы увидите, что ваша панель инструментов и меню изменились. Меню с левой стороны будет включать в себя функции Поиск в записях на собеседование (Search Appointments в английской версии интерфейса) и Истории записей на собеседование (Appointment history в английской версии интерфейса).

Шаг 4
Если Вы готовы назначить собеседование, выберите пункт Запись на собеседование (Schedule Appointment в английской версии интерфейса). Далее вы вводите все необходимы данные: тип визы, Посольство/Генеральное Консульство в котором будет рассматриваться обращение, визовая категория, визовый класс и личная информация заявителя. Система предложит вам выбрать конкретную дату собеседования для вашего клиента и предоставит Вам подтверждение записи на собеседование.

Шаг 5
Вы сможете продолжать добавлять других клиентов в профиль и также записывать их на собеседование. Если вам нужно уточнить данные о произведенных ранее записях на собеседование, выберите пункты меню Поиск в записях на собеседование (Search Appointments в английской версии интерфейса) или История записей на собеседование (Appointment history в английской версии интерфейса).

Функция История записей на собеседование позволяет просматривать информацию о всех записях на собеседование произведенных ранее. Если вы нажмете на зеленую кнопку со знаком плюс, вы сможете увидеть сводную информацию о вашем клиенте, такую как дата собеседования, визовая категория, адрес электронной почты и номер UID заявителя. Вы также можете упорядочить свой список клиентов по дате собеседования, типу визы или статусу собеседования.

Примечание: Обратите внимание на то, что в разделе История записей на собеседование есть ограничение относительно хранения учёта максимального количества записей на собеседования в системе. Поэтому, информация в данном разделе не должна использоваться Вами в качестве основной ссылки для ведения учётных записей Ваших баз данных.

Функция Поиск в записях на собеседование позволяет Вам выполнить определенные действия для ваших клиентов. На приведенном ниже изображении, в меню Опции вы можете увидеть функции загрузки письма подтверждения записи на собеседование (функция Confirmation в английской версии интерфейса), отменить запись на собеседование (функция Cancel в английской версии интерфейса), записаться на другую дату и/или время (функция Reschedule в английской версии интерфейса), а также изменить адрес доставки документов для данного заявителя (функция Update Document Delivery в английской версии интерфейса).

Дополнительная информация

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы измените ваш персональный профиль на профиль координатора туристических/деловых поездок, вы не сможете назначить собеседование для себя лично. Для того чтобы назначить собственное собеседование для себя, пришлите другое письмо на электронный адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com с номером Вашего UID в теме письма. Это приведет к отключению вашего профиля от функции координатор туристических/деловых поездок. Когда вы будете делать запись на собеседование вам необходимо удалить все ранее назначенные собеседования на экране с указанием Зависимые члены семьи. После того как вы записались на собеседование, вышлите снова электронное письмо и ваш доступ будет восстановлен.